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档案管理软件

时间:2019-05-27 17:28:37来源:本站 作者: 点击:
  

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  电子档案管理系统既可以自成体系,提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用,也可以与本单位的OA办公自动化或MIS信息管理系统相结合,形成更加完善和高效的现代化信息管理网络,从而高效、完整地实现人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理,并对其流转过程进行实时的监控。

  适用于行政、企事业单位。自定义档案模板,可管理各类形式档案:文书档案、人事档案、照片档案、实物档案、会计档案、基建档案、工程档案、客户关系档案等等。符合国家档案局发布的《归档文件整理规则》(最新标准)。

  主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护等七大模块。可以存储并读取各种格式的电子文档。内置完备的打印格式,并可自定义打印格式,各类登记簿实现了流水、满页打印。可设置为网络版,实现局域网或广域网上多台计算机数据库的共享。支持打印、读取条形码,支持读取员工卡,为档案文件的借阅登记提供了更多方便。

  收文序号由电脑自动编号,收文序号打印在收文登记簿上和收文批阅承办笺的右下角,便于向各部室分发文件时检索。

  行文登记后,可打印“行发文”和“行文登记簿”,“行文登记簿”可自动接上次行数或指定起始行数打印,也可积累一段时间后统一打印。

  登记时只需手工输入三项内容:“附件”、“主题词”和“标题”,其它内容在备选项中选择即可,如“主送”“抄送”“封发日期”等等,当然这需要你事先做一些必要的设置。

  档案文件的来源分四类,即来自收文、来自行文、新增内容,进行档案录入时,对于前两种,只需录入相应收文(或行文)序号,即调出将相应文件,新增内容是指会议记录、领导讲话及其它未经本系统登记的文件,这类文件手工录入即可。

  可指定一个或多个条件进行查询,如对于收文数据可指定“标题包含文字”“文件所在年度”“文件字”等多个条件进行查询,所指定条件是“并且“关系。

  档案管理系统应具备档案的综合管理功能。系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节,包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能;文件或材料收集;档案整编(数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能,并能实现根据主题词(或关键词)及分类号自动标引的功能);检索查询;借阅管理;档案利用;档案编研;辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。

  主要功能一是通过与公文管理子系统的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档,通过系统提供的数据接口,将需要归档的信息传输至档案管理系统。二是通过对已有馆藏文书档案科技档案、财务档案、声像档案照片档案、人事档案和实物档案等的数字化,实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务。

  根据当前IT技术在档案行业的应用潮流,参照国内数字化档案馆的应用需求,档案管理系统应包括以下几个方面的模块:

  综合档案管理平台面向政府机关及企事业单位,在设计上考虑了信息资源管理的发展趋势,系统支持多模式归档文件整理,多全宗管理模式,跨库检索查询等功能,并实现了与在线OCR、全文检索、双层PDF/CEB技术、数据交换、图形图像处理、流文件浏览等新技术的集成。

  企业档案管理平台面向政府机关、大型企业、科研院所和工程设计单位,系统具有强大的网络功能和系统扩展能力,拥有档案信息管理平台技术、用户界面生成器、批量挂接技术、多文件浏览器技术、数据加密技术、通用数据转换技术、通用报表生成器、先进的在线OCR汉字识别等独有技术。

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